Sep
22
2015

SOLUTIONS POUR MIEUX GÉRER SON TEMPS !

GAGNEZ DU TEMPS !

Malgré tous les ouvrages existant sur le sujet, le stress semble avoir encore de beaux jours devant lui ! Il ne démissionne pas devant nos agendas surbookés et nos emplois du temps de ministre. A tel point que lorsque nous partons en vacances, le temps de nous reconnecter avec la détente, il est déjà temps de rentrer.

 

COMMENCEZ A PRENDRE LE TEMPS, FAITES LES CHOSES UNE PAR UNE…

Apprendre à gérer son temps, c’est accepter qu’une journée est de 24 h pour tout le monde et que la différence entre la productivité et l’inefficacité va se jouer en fonction de la manière dont nous en emploieront les secondes.

Lorsque vous devez agir, choisissez l’action à mener, concentrez-vous sur cette unique tâche et ne la lâchez pas tant que vous ne l’avez pas réalisée. La méthode Kaisen préconise de simplifier au maximum les actions à réaliser, de les accomplir pas à pas, pour faire avancer votre projet. Prenons l’exemple du ménage ou du rangement du garage : si vous décidez de faire tout votre ménage ou de vider tout votre garage, il faut compter au minimum deux jours pleins et vous renoncez devant l’ampleur de la tâche ; d’ailleurs, vous n’avez pas deux jours pleins à consacrer à des tâches pénibles… Si vous décidez de commencer à faire les vitres de votre cuisine après votre vaisselle ou de vider la première étagère en bas à droite, cela sera fait et vous n’aurez pas été épuisé. Vous pourrez renouveler l’opération pour les vitres du salon, deux jours plus tard, ou l’étagère de gauche, la semaine suivante. En un mois, vous aurez tout réalisé au lieu de procrastiner indéfiniment parce que ces tâches vous rebutent.

Pour autant et afin de ne pas perdre de vue les tâches professionnelles, administratives ou autres, vous devrez les noter pour ne pas les oublier et les centraliser pour les retrouver facilement. C’est une des bases de l’excellente méthode G.T.D.

 

COMMENT VÉRIFIER L’EFFICACITÉ DE MES RÉSULTATS ?

Votre expérience en ce domaine ne date pas d’hier. Si vous comparez la planification et la réalisation, la différence entre les deux vous permettra de prendre conscience de votre efficience. Pour vous améliorer, vous devrez être attentif à tenir compte de votre expérience et apprendre à planifier, à mieux vous organiser avec des outils spécifiques, Vous devrez également bannir de votre esprit, les croyances limitantes et les pensées négatives, source d’émotions dérangeantes et de stress. Vous privilégierez la prise de recul avant l’action immédiate pour ne pas vous disperser et finir par procrastiner.

 

COMMENT MIEUX VOUS ORGANISER ET GAGNER DU TEMPS ?

 

COMMENT PRIORISER VOS OBJECTIFS SANS SE TROMPER ?

La seconde colonne de la to-do-list vous permet immédiatement, au moment où vous imaginez la tâche réalisée, vous en ressentez immédiatement les bienfaits… ou pas : dans ce cas, il s’agit d’une tâche qui n’est pas forcément indispensable à réaliser, ou qui peut être reportée.

 

COMMENT GÉRER LES IMPROMPTUS SANS PERDRE DE TEMPS ?

Vous êtes sollicité par un tiers pour un projet futur, ou une idée survient. Ne réagissez pas immédiatement ! Notez votre ressenti immédiat et en fonction, notez sur une to-do-list de base et revenez dessus lors du bloc-time que vous consacrez à trier votre boîte centralisatrice (Cf G.T.D.) et vous rappellerez votre interlocuteur pour en débattre plus précisément au moment opportun, à la plage horaire où vous l’aurez décidé. Il vous sera ensuite possible de programmer les actions relatives à ces projets selon la méthode de D. ALLEN.

 

SOYEZ RIGOUREUX !

Il est recommandé de faire les actions que vous vous êtes programmées selon le programme établi, même si cette méthode vous permet de gérer les impromptus.

 

APPRENEZ LE LACHER-PRISE

Il arrive parfois que des tâches que vous deviez faire soient systématiquement repoussées. Posez-vous sincèrement la question suivante : « Cette action me rapproche de quel objectif ? » Si effectivement l’objectif est important et que vous y tenez, parce qu’il est le vôtre, programmez-la en priorité pour en être débarrassé. Si au contraire, vous réalisez qu’une fois faite, cela ne changera pas grand chose à votre vie et qu’elle ne fait pas avancer le curseur vers votre projet, oubliez-là.

 

LES OUTILS ASTUCIEUX POUR GAGNER DU TEMPS

Utilisez certains outils rigolos, comme le sablier « pomodoro », qui vous signale la fin d’une période de 25 minutes. Lorsque vous l’enclenchez, bizarrement, vous vous retrouvez à faire des actions, qui d’habitude vous prenne une heure, en à peine 20 minutes. Installez dans la barre de votre navigateur, un petit logiciel « note » ou « to-do-list », trouvés dans les extensions. Ils vous permettront de noter les sollicitations ou les idées importantes pour ne pas les oublier.

 

 

SOYEZ INTRANSIGEANTS

Apprenez à dire non ou à reporter votre réponse à une période plus favorable, si vous êtes en plein travail. Il vaut mieux faire les choses les unes après les autres, bien, que trois en même temps, de travers. A moins que vous n’ayez un train à prendre, une minute de planification est préférable à plusieurs heures, jours ou mois pour rattraper une mauvaise décision, un mauvais choix, pris dans l’urgence.

 

PRENEZ LE TEMPS DE VOUS DETENDRE

Pour conserver votre sérénité, interrompez-vous toutes les deux heures pour bouger si vous êtes resté statique devant un ordinateur, ou au contraire à vous asseoir, si vous avez gigoté sans interruption pendant le même laps de temps. Là encore, certains outils peuvent venir à votre secours : une musique zen associée à cinq minutes de respiration profonde auront raison de vos tensions et amélioreront votre résistance au stress.

 

Ghislaine PIERQUET

27/02/2013

 

A propos de l'auteur :

Formateur, consultant, coach, je vous guide vers des solutions pratiques et efficaces pour atteindre vos objectifs et vous forme aux outils qui conviennent le mieux à votre personnalité.

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Ghislaine PIERQUET

Coach, formatrice en
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