S’organiser pour gagner du temps
S’organiser au quotidien, un vaste programme quand on voit la foule de choses à accomplir en une journée. Les progrès technologiques permettent la diffusion d’informations en continu, en permanence. Nous faisons bien plus de choses, avons bien plus de tâches à accomplir en une journée, qu’il y a dix ans.
Nous tentons d’agir au mieux, de plus en plus vite, et d’adapter nos actions à un système de plus en plus robotisé, censé nous faciliter la vie. Ce serait facile si nous examinions les éléments de notre vie sans émotions, sans réactions physiologiques. Nous mettrions notre mental en action avec la distanciation nécessaire pour rester “focus”.
Tout serait traité à l’identique d’un langage informatique binaire, 1 pour oui, 0 pour non. Hélas ou heureusement, nous possédons une infinie richesse de réactions. En fonction de l’environnement dans lequel nous nous trouvons, de notre état de fatigue, des gens qui nous entourent et de bien d’autres paramètres encore, nous allons réagir de manière différente et faire des choix, qui s’avéreront bénéfiques ou pas. C’est au regard des résultats obtenus que nous devrons adapter nos comportements, modifier nos habitudes, s’ils s’avèrent insatisfaisants. Nous devons donc apprendre à nous organiser au quotidien pour une sérénité à toute épreuve.
Quelles sont les conséquences d’être désorganisé ?
Si nous ne changeons pas nos habitudes, nos comportements, nos rituels non bénéfiques, nous risquons de piétiner, au mieux, nous mettre en danger, au pire. La procrastination, un mot très à la mode actuellement, peut s’avérer gênante si nous en faisons un mode de fonctionnement habituel. Qu’il s’agisse du monde professionnel ou personnel, quand nous prenons du retard à effectuer nos tâches, à décider dans un temps imparti ou à l’inverse, à fonctionner en action-réaction sans en mesurer les conséquences, nous prenons le risque d’être toujours en décalage avec ce qu’on nous demande, de culpabiliser et de nous mettre en état de stress permanent.
Quand nous sommes systématiquement en action-réaction, notre corps s’épuise. Ajoutez à cela les mauvais traitements que nous lui infligeons en passant plus de temps à gamberger en boucle, qu’à respirer, en le nourrissant mal, en ayant une activité physique réduite ou excessive selon notre fatigue ou notre énervement, il est facile d’imaginer qu’à moyen ou long terme, cet état de fatigue avancé vous mène tout droit vers un burnout et une dépression, le second étant souvent la conséquence du premier.
S’organiser en conscience pour gagner en efficience
Ecoutez vos ressentis, votre corps. Quand vous n’êtes pas en équilibre, en état de sérénité, vous ressentez un malaise d’intensité variable. Plus vous êtes en conscience de ce ressenti, mieux vous pouvez agir. Soyez donc très attentif aux sensations qui vous traversent, même fugaces. Les ressentis, les émotions sont des messagers. A la moindre perception dérangeante, posez-vous et réfléchissez à l’origine du malaise. Cette simple écoute suffit à désamorcer l’escalade chimique physiologique déclenchés par la situation et les tsunamis émotionnels qui en résultent souvent. Ensuite, ne restez pas en mode “subir”. Respirez, puis examinez clairement les faits, la situation, afin d’en mesurer l’importance à court, moyen et long terme. Pratiquer cette mise à distance régulièrement deviendra un automatisme salvateur. Si ce phénomène est récurrent et que vous ne bloquez pas le processus, vous vous sentirez de plus en plus mal et c’est votre corps qui finira par parler avec sa cohorte de petits dérangements classiques, rhumes, allergies, psoriasis, quand il ne s’agit pas de maladies plus graves.
Bien communiquer pour mieux s’organiser
Vous devez pouvoir identifier dans vos relations aux autres, qu’elles soient personnelles, professionnelles ou sociales, les raisons qui vous empêchent de vous exprimer ou au contraire, de vous taire et de le regretter ensuite. Un bonne communication commence par une bonne estime de soi, afin que vos échanges ne se limitent pas à des discours agressifs ou des silences non appropriés.
En effet, quoi qu’il vous soit demandé, pour répondre en mots ou en actions, vous devez avoir l’esprit clair. En mode “réaction”, vous bloquez vos énergies et ne trouvez pas la meilleure réponse, qu’il s’agisse de faire ou de ne pas faire.
Si vous prenez le temps de la reformulation, cela permettra à votre interlocuteur de préciser sa pensée et de vous laisser respirer avant de sombrer dans des pensées pas toujours adaptées à la situation. Les filtres ne sont pas les mêmes pour tout le monde. C’est seulement quand vous aurez bien perçu ce qu’on vous a demandé (il peut s’agir de répondre à des courriers qui vous mettent en panique, par exemple), sortir de l’émotionnel pour répondre basiquement peut s’avérer d’une grande efficacité. Ressasser ou faire des hypothèses hasardeuses ne fait qu’amplifier l’état de stress.
Mais alors, comment faire pour mieux s’organiser ?
Comment parvenir à traiter une information alors qu’avant même que nous ayons commencé, d’autres arrivent déjà en rafales ? Le coup de fil à faire, le petit dernier ou la collègue qui tombe malade, l’amie qui vous appelle au secours ou le client qui ne peut se présenter à votre rendez-vous, et je ne vous parle pas des administrations qui depuis l’informatisation de systèmes non compatibles entre eux, dévore les heures que vous auriez pu passer à faire des choses plus ressourçantes.
S’organiser, c’est aussi relativiser
C’est prendre conscience de toute situation, de ses incidences, et de comprendre les peurs cachées qui vous poussent à agir plutôt qu’à réfléchir (Réfléchir n’est pas ressasser). C’est lâcher prise immédiatement avec la respiration yogique par exemple. D’autres préféreront s’activer physiquement. Parfois, ce n’est pas la situation présente qui vous panique, mais d’autres, plus anciennes, qui ont été mal vécues et sont réactivées. En prendre conscience, relativiser et percevoir qu’elles ne sont pas les mêmes, devrait calmer le jeu instantanément. Parfois, totalement inconnue, jamais encore vécue, il s’agit d’une situation à laquelle vous ignorer comment réagir. S’obliger à un “stop bienfaiteur”, vous amènera à des arrêts sur instants indispensables à des réactions ou des actions bénéfiques. Respirez !
Vous ne ressentirez plus d’émotions dévastatrices au moindre mot, à la moindre situation. Savoir dire non n’est pas interdit quand on le formule pour de bonnes raisons, sans prise de pouvoir.
Apprendre à s’organiser efficacement en choisissant les outils adaptés à notre fonctionnement
De nombreux outils existent. Vous adopterez ceux avec lesquels vous êtes le plus à l’aise. Il n’y a pas de recette unique.
Vous devrez d’abord vous poser et faire un bilan global de la situation et des conséquences qu’elle peut engendrer si vous continuer à réagir trop vite ou au contraire, à procrastiner.
Vous avez sans doute entendu parler de la Loi de Pareto, 20% de vos actions amène 80% des résultats, une petite action peut avoir une grosse incidence. Sur la neige (et pas que…), un coup de volant maladroit peut vous emmener dans le décor, laisser glisser doucement sans crispation de vos mains sur le volant, sera plus efficace ; en gros, cessez les comportements “violents” pour vous ou les autres, les réactions intempestives, privilégiez la douceur pour une efficacité optimale. N’investiguez pas votre conjoint, votre enfant, votre collègue ou votre collaborateur, faites le point de la situation et cherchez ensemble la solution qui satisfasse tout le monde. Après tout, qu’en sera-t-il dans cinq ans d’ici ?
Dès que vous prenez le contrôle mental sur quelque chose, vous perdez la globalité de la situation.
Sachez que si les inter-actions avec les autres vous dérangent au point de perdre votre sang-froid ou vous empêcher de penser, il n’y a que vous pour stopper la machine émotionnelle.
S’organiser dans un rapport équilibré avec les autres
Seule, une organisation millimétrée, une vérification et une adaptation permanente selon les situations et les états d’être des uns et des autres, les vôtres compris, vous permettra d’être d’une efficience exemplaire.
Pour bien s’organiser, cessez l’apnée !
Vous pouvez d’abord faire preuve de bon sens, sachant que dès que vous sentez votre corps en état de stress, vous devez commencer par RESPIRER. Un outil fabuleux que vous transportez avec vous tout le temps.
Vous pouvez vous former aux techniques d’organisation. Elles sont multiples et vous trouverez forcément celles qui vous vont bien.
La méthode G.T.D. est intéressante, parce qu’elle permet de libérer son cerveau rapidement ; le concept de base est de tout inscrire, de tout ranger dans un contexte, qui vous permettra de retrouver facilement les choses à traiter. Un petit inconvénient est que l’essentiel de cette technique repose davantage sur la planification et que sur l’action.
La méthode de Léo Babauta préconise l’art d’aller à l’essentiel ; se concentrer uniquement sur une chose à la fois et ne s’intéresser à aucune autre tant qu’elle n’est pas terminée (J’avoue, que celle-ci me parle bien, le chiffre UN, génère un instant feng shui reposant pour mon cerveau) ;).
Un environnement reposant et épuré pour éloigner la procrastination
Et oui, n’oublions pas que tout humain que nous sommes, nous avons des merveilleux sens, dont deux en particulier nous intéressent ici. Vos yeux voient, vos oreilles entendent. Vous ne vous en rendez pas compte, mais tout ce qui se présente à vos yeux et à vos oreilles déclenchent un processus immédiat. Le fouillis, les couleurs, le bruit, les conversations, tout cela va immédiatement vous impacter et déclencher des réactions chimiques à l’intérieur de votre corps. Prenez soin de privilégier donc le plus souvent possible des environnements non perturbateurs. Aménagez-vous des lieux de ressourcement, qu’il s’agisse de votre chez-vous ou de votre lieu de travail. Évitez les environnements bruyants non propices à des réactions sereines. N’hésitez pas à en expliquer l’impact sur l’efficacité au travail à votre hiérarchie en lui faisant mesurer ce qu’il préfère : les résultats d’un travail de qualité effectué dans la sérénité ou ceux résultants d’un travail moyen exécuté rapidement ? Evidemment, ceci est à poser par écrit et à proposer dans des conditions sereines. N’annoncer pas cela lors d’un conflit ou d’une conversation qui tourne au vinaigre. Et si on reste sourd à vos préconisations, peut-être pourriez-vous commencer à envisager de changer d’environnement professionnel ? Tout ce vit par cycle. Les compétences s’acquièrent. Si vous faites ce que vous aimez, vous pouvez avoir confiance en l’avenir. Vous pouvez tout réussir ! Le temps alors n’existe plus, et le mot “procrastination” disparaîtra de votre vocabulaire.